私はこれまで、利用者としてシステム導入を経験し、その後、業務改革にも関わってきました。
そこで感じるようになったのは、システムを導入することと、仕事を良くすることは同じではないということです。
まず中長期的にどんな姿を目指すのかを設定する。
その上で、誰がどう良くなるのかを考えながら、業務とシステムを変えていくことが大切なのではないかと思っています。
なぜそう考えるようになったのか、これまでの経験を振り返ってみます。
① 新しいシステムに期待した。でも、仕事は良くならなかった
以前、利用者側としてシステム導入を経験しました。
当時使っていたシステムは、現場からすると面倒で、使い勝手も良いとは感じていませんでした。
そのため、新しいシステムが導入されると聞いたときは、「これで仕事が良くなる」と期待していました。
ところが、実際には新しいシステムが導入後に動かないことがありました。動いた後も以前と同じ作業をするのにかなり手間が増えました。
現場目線では、良くなったと感じる点が一つもなかったのです。
② その経験から、現場を知る人が主導することを考えるようになった
当時も、現場を知る人がシステム開発に意見を伝える立場として参加していました。
しかし、結果は先ほど述べた通りでした。
そこで私は、現場を知る人が参加するのではなく、主導する側にいることが重要なのではないかと考えるようになりました。
③ システム改修の先には何があるのか？
一方で、別のことも気になっていました。
システムは、導入後も必要に応じて追加の改修を行うことが想定されていました。
一方で、改修を重ねた先に、どんな仕事や状態を実現したいのかという「目指す姿」は明確ではありませんでした。
この経験から、システムを改修することだけでなく、中長期的にどんな姿を目指すのかを考えることも大切なのではないかと思うようになりました。
④ 「誰が、どう良くなるのか」を考える
私が関わった業務改革では、中長期的に目指す姿が設定されていました。
その目指す姿を実現するための「改革後の仕事のありたい姿」を考える中で、私は「誰が、どう良くなるのか」を意識するようになりました。
これは、過去にシステムを導入したとき、現場目線では「良くなった」と感じる点が一つもなかった経験があるからです。
ここでいう「誰」は、単純な「システムユーザー」という一括りではありません。立場や役割などによって、具体的に分けて考えています。
こうした進め方が本当に正しいのか、私自身もまだ試行錯誤しています。
ただ、これまでの経験を踏まえて、今はこのように考えています。
まとめ
システムを導入することと、仕事を良くすることは同じではありません。
まず、中長期的にどんな姿を目指すのかを考える。
その目指す姿を実現するための「改革後の仕事のありたい姿」を考えるときに、「誰が、どう良くなるのか」を意識する。
そして、そこから現場を知る人が業務とシステムを考えていく。
それが、これまでの経験から得た、今の私なりの考えです。
