業務改革を進めていると、当初の計画より遅れてしまうことがあります。
そんなとき、まず考えるのは「なぜ遅れたのか」ということではないでしょうか。
私も以前はそう考えていました。
しかし、業務改革を進める中で、少し考え方が変わりました。
業務改革では、計画より遅れたことを悲観するのではなく、「改革を進めたからこそ、最初には見えていなかったことが分かった」と捉えることも大切なのではないか。
今回は、そう考えるようになった経験です。
当初は、計画に疑問を持っていなかった
当時、私が関わっていたのは、業務の進め方を見直しながら、新しい仕組みの導入も進めていた業務改革です。
導入した仕組みは、業務フローの改善やシステム変更とも関係していました。
もともと、仕組み導入では計画が立てられていました。
当初は特に疑問を持たず、まずは計画に沿って進めていけばいいと考えていました。
ところが、実際に進めていくと、予定に遅れが出てきました。
「進め方」が原因なのか？
遅れが出た際、コンサルから原因分析と対策案が提示されました。
原因として挙げられたのは、会議の進め方などです。
もちろん、それも改善すべき点だったのだと思います。
ただ、私は「本当にそれだけが原因なのだろうか」と感じました。
当時、私は仕組み導入だけでなく、別の業務改革にも関わっていたため、他の取組がどのような状況にあるのかも把握していました。
コンサルから説明を受けたときも、仕組み導入だけを見るのではなく、他の取組の状況も踏まえて考えてみました。
すると、業務フロー改革やシステム変更が仕組み導入の進捗にどのように影響するかまでは、ほぼ織り込まれていないことに気づきました。
改革を進めて、初めて分かったこと
業務改革では、計画を立てる時点で分かっていることをもとに、まず進め方を決めます。
しかし、実際に改革を進めてみると、計画を立てた時点では見えていなかった取組同士の関係や影響が、少しずつ明らかになってきます。
つまり、改革を進めたことで、計画を立てた時点では十分に見えていなかったことが分かるようになったのです。
これは、最初の計画が単純に「間違っていた」という話ではありません。
遅れたことを、必要以上に悲観しなくていい
もちろん、遅れを放置していいわけではありません。
明らかになったことを整理し、必要であれば計画を見直す必要があります。
ただ、計画より遅れたことを、すぐに「失敗」と考える必要もないのではないでしょうか。
改革を進めたことで、それまで分からなかったことが見えてきたのであれば、それは改革が具体化してきたからこそ分かったことでもあります。
だから、計画どおりに進まなかったときも、遅れだけを見て悲観する必要はないのだと思います。
改革を進めたからこそ、最初には見えていなかったことが分かった。
その結果として計画を見直す必要が出てきたのであれば、分かったことを前提に計画を引き直せばいい。
それが、今回の経験から得た、今の私なりの考えです。
