業務改革の仕事に関わり始めた頃、私は「PMO」という言葉も、その存在も知りませんでした。
PMOは「Project Management Office」の略で、一般的にはプロジェクトの運営や管理を支援する役割を指します。組織によって、その具体的な役割には幅があります。
では、実際には何をする人なのか。
何かで勉強して理解したわけではありません。実際に一緒に働く中で、私なりにその役割が少しずつ見えてきました。
最初はPMOの役割が分からなかった
プロジェクトに参画した当初、PMOについて何らかの説明は受けていたのかもしれません。ただ、少なくとも「PMOとはこういう役割だ」という明確な理解はありませんでした。
そんな状態で、最初に一緒に仕事をすることになったのが、私と同じ社員のPMOでした。
その人と実際に仕事をする中で、少しずつPMOの役割が見えてきました。
一緒に仕事をして見えてきた役割
社員PMOには、会議の招集や日程調整、議事録の作成などを担ってもらいました。
それだけではありません。会議で出た対応事項が妥当かを確認してもらったり、私から指摘した事項を修正してもらったりと、プロジェクトを進めるための実務を幅広く支えてもらいました。
こうした仕事を実際に一緒にする中で、私の中では「PMO＝実務者の近くでプロジェクトを支える社員」というイメージができていきました。
PMOにもいろいろな役割がある
ところがあるとき、外部コンサルも以前からPMOの位置づけだったことに気づきました。
外部コンサルのPMOには、会議の議題や資料の作成など、社員PMOとは少し違う形でプロジェクトを支えてもらいました。
社員PMOと外部コンサルでは、担っていた仕事が同じではありません。それでも、どちらもPMOと位置づけられていました。
そこで初めて、PMOは特定の仕事をする人を指すのではなく、さまざまな形でプロジェクトを支える役割なのだと理解しました。
自分でもできる仕事なのに、なぜ助かるのか
実際に仕事をしてみると、社員PMOと外部コンサルのどちらにも助けられていると感じる場面がありました。
私自身、会議が一日の半分以上になる日もありました。
社員PMOに担ってもらった会議の招集や調整、議事録も、自分でやろうと思えばできる仕事でした。ただ、そこまで全部自分で抱えれば、当然その分の作業は増えます。
外部コンサルに担ってもらった会議の議題や資料の作成も同じです。自分でできないわけではありませんが、ゼロから作ろうとすれば、その分だけ時間も頭も使います。
一方で、改革実務者として、改革そのものを進めるために使いたい時間もありました。
社員PMOと外部コンサルでは、担っていた仕事は違います。それでも、自分でやろうと思えばできる仕事を支えてもらうことで、本来使いたいところに時間を使えるという点は共通していました。
PMOを知らなかった頃は、「自分にもできる仕事を誰かに担ってもらうこと」に、ここまで意味があるとは考えていませんでした。
実際に一緒に仕事をして分かったのは、PMOの価値は、自分にできない仕事を代わりにやってくれることだけではないということです。
自分でもできる仕事を支えてもらうことで、改革実務者が改革そのものに時間を使える。
私にとっては、それもPMOと一緒に仕事をする大きな意味の一つでした。
