業務改革というと、業務の進め方だけを見直す仕事だと思うかもしれません。
私自身、複数の組織をまたいで仕事の進め方をそろえるために、業務フローの標準化に取り組んだ経験があります。
ところが実際に進める中で、仕事の進め方だけを考えていては済まないことが見えてきました。
誰がその仕事をするのか。さらに、その役割をどの組織が持つのか。
業務フローを見直していたはずが、気づけば組織のあり方まで考えることになっていました。
組織によって違っていた役割分担
業務改革の仕事に携わり、業務フローの標準化を進める中で、複数の組織の業務を比較することになりました。
そこで分かったのが、同じような仕事なのに、組織によって仕事の進め方だけでなく、誰がその仕事を担うのかにも違いがあるということでした。
具体的な業務名や役割名は伏せますが、組織によって大きく次のような違いがありました。
・実務を担う側とは別に、仕事を支える役割があり、組織も分かれている
・仕事を支える役割はあるが、実務を担う側と同じ組織にいる
・仕事を支える役割自体がなく、実務を担う側がその仕事まで担当している
つまり、「誰がその仕事を担うのか」だけでなく、「その役割をどの組織が持つのか」まで違っていたのです。
なぜ組織によって違うのか
では、なぜ同じような仕事なのに、ここまで違うのか。
比較した組織は、人数規模や仕事量など、置かれている条件が同じではありませんでした。
それぞれの組織が、自分たちの状況に合わせて改善を重ねてきた。その結果として、今の役割分担や組織の違いにつながっているのではないかと考えました。
一つひとつを見れば、それぞれの組織に合った形なのかもしれません。
ただ、複数の組織で共通の業務フローを考えると、組織ごとの役割分担の違いを無視することはできません。
誰がどの仕事を担うのかが組織によって違うため、その役割分担のままでは、共通の業務フローに沿って仕事を進めることが難しい組織も出てくることが想像できます。
役割や組織を変えればいいのか
では、役割分担や組織を先に変えればいいのか。
もちろん、そこまで単純な話ではありません。
改革を進めている間も、普段の業務が止まるわけではありません。
例えば、実務側とは別に仕事を支える役割が置かれているところで、その支援の役割を先になくしたとしても、それまで支援側が担っていた仕事までなくなるわけではありません。
その仕事を実務側が引き受けることになれば、かえって負担を増やしてしまうかもしれません。
役割や組織だけを先に変えれば、こうした負担の問題が残ります。
では、こうした負担を増やさずに、目指す業務フローへ変えていくにはどうすればいいのか。
例えば、業務そのものを見直したり、システムによって負担を下げたりすることも考える必要があります。
一方で、目指す業務フローに合わせようとすれば、役割分担や組織のあり方も無視できません。
こうして振り返ると、業務フローをそろえるために始めた検討は、業務、システム、役割、組織まで広がっていました。
何をどこまで、どの順番で変えていけば良いのか。
そこに答えはあるのでしょうか。
